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Memo

To:           All Employees

From:      Craig Hudson

Date: June 27,2020

Re:  Group Insurance Matters

Please review the important updates regarding insurance coverage below.

Blue Cross Blue Shield and MetLife Premium Payments

Recognizing the impact of the Covid-19 pandemic, Lettuce committed to paying the employee portion of Blue Cross Blue Shield Health Plans for April, May and June.  Lettuce also deferred collection of employee premiums for MetLife Plans including Dental, Voluntary Term Life, Accident and Critical Illness for the same period.

Beginning July 1, employees will again be responsible to make future premium payments for the Blue Cross Blue Shield and MetLife Plans (equal to the employee premiums you were previously paying through payroll deduction).  In addition, in order to lessen the impact of repayment of the deferred MetLife benefits, Lettuce is setting up a payment plan for employees to pay any retroactive MetLife premium payments due over a 6-month period.

Currently Furloughed Employees

Furloughed employees will make monthly payments to a third party, Discovery Benefits, who will process their payment through check, credit card, or ACH deposit.  You will receive a welcome kit from Discovery Benefits at your home address in the next few days which detail the amount of your monthly payments and how to make them.

The monthly payments due for coverage going forward will be equal to:

  1. the monthly BCBS and MetLife premiums you were previously paying through payroll deduction (for coverage going forward), plus
  2. one-half of the monthly MetLife premiums you were previously paying through payroll deduction (for retroactive amounts due, if any) until your deferred payments are paid in full.

Here is an example for a furloughed employee making payment to Discovery Benefits:

If the employee previously paid the following bi-weekly amounts by payroll deduction:

  • Silver Single Coverage:  $77.50 bi-weekly
  • MetLife Single Dental $13.50 bi-weekly

They would owe the following monthly amounts:

  • Silver Single Coverage:  $155.00 per month
  • MetLife Single Dental: $27.00 per month
  • Retroactive Payment for Deferred MetLife Single Dental:  $13.50 per month
    • TOTAL MONTHLY PAYMENT TO DISCOVERY BENEFITS:  $195.50 per moth

Remember, furloughed employees will make their premium payments to Discovery Benefits, not to the store or to the corporate office.  Once you receive your packet from Discovery you can contact them directly by phone 866-451-3399 option 1, 2 or email cobraadmin@discoverybenefits.com with any questions.

Employees Who Are Working

Employees who are working will make their payments through bi-weekly payroll deductions as normal, which will resume in July on the paycheck dated 07/07/2020.

The bi-weekly payments due for coverage going forward will be equal to:

  1. the bi-weekly BCBS and MetLife premiums you were previously paying through payroll deduction (for coverage going forward), plus
  2. one-half of the bi-weekly MetLife premiums you were previously paying through payroll deduction (for retroactive amounts due, if any) until your deferred payments are paid in full.

Here is an example for an employee on payroll making payments by payroll deduction:

If the employee previously paid the following bi-weekly amounts by payroll deduction:

  • Silver Single Coverage:  $77.50 bi-weekly
  • MetLife Single Dental:  $13.50 bi-weekly

They would pay the following bi-weekly amounts by payroll deduction:

  • Silver Single Coverage:  $77.50 bi-weekly
  • MetLife Single Dental: $13.50 bi-weekly
  • Retroactive Payment for Deferred MetLife Single Dental:  $6.75 bi-weekly

Average Hours for Insurance Eligibility and Full-Time Benefits

Many of you have asked whether COVID-19-related furloughs and reduced work schedules will affect the calculation of your average hours worked for insurance eligibility or for full-time status.  We recently announced that Lettuce was making temporary changes to how we are calculating average hours by revising your average hours worked from mid-March through the last payroll in June to closely match your average hours worked prior to COVID-19.  We are pleased to inform you that we will be able to continue this temporary practice through the last payroll in December 2020.

For more specific information regarding the temporary changes in the calculation of your average hours worked, please see the detail at the end of this message.

Open Enrollment

Due to the current working environment, with some of you out on furlough, Susie Southgate-Fox will not be holding live, in-store Open Enrollment meetings this year.  However, we will have a video and current information available to you in both English and Spanish.  It is very important that you get this information and review its contents.  We will also have 2020 Employee Benefits Overview booklets available at your store.  We want you to be aware of the most recent changes for the new plan year as well as the COVID-19 related impact on average hours and premium payments.  The more knowledgeable you are, the better you will be able to make the most informed decisions for you and your family.  Open Enrollment will run from July 9th, 2020 until August 7th, 5:00pm Chicago time.

If you have any questions about this communication please email benefits@leye.com.

Thank you,

Craig

Calculating Average Hours for Insurance Eligibility and Full-Time/Part-Time Status from March 12, 2020 – December 16, 2020

Every week from March 12, 2020 through December 16, 2020 (paychecks dated 3/31/2020 through12/22/20, Lettuce will use the higher of 1) your actual hours worked, or 2) your Pre-COVID-19 Average Hours (as explained below) to calculate your average hours worked.  Salaried employees’ hours will be maintained at 40 (or agreed-upon reduced work week hours, if applicable). This will apply only to employees hired before March 19, 2020.  Any possible extension of these changes will depend on legal mandates, insurance policy requirements, and business conditions and future eligibility will be determined as mandated by ACA and Plan Design when reasonable and required by the company.

Calculation of your Pre-COVID-19 Average Hours will depend on your adjusted hire date as it relates to the dates used for calculating insurance eligibility; the timing of COVID-19’s first impact on our business, and the date of the first temporary COVID-19 furloughs, as follows:

Adjusted Hire Date on or before June 20, 2019:  Your Pre-COVID-19 Average Hours will be based on your actual hours worked from June 20, 2019, (6/20/2019 through 07/03/2019, paycheck dated 07/09/2019) – December 19, 2019, (12/05/19 through 12/18/2019, paycheck dated 12/24/2019).

Adjusted Hire Date June 21, 2019 – February 13, 2020:  Your Pre-COVID-19 Average Hours will be based on your actual hours worked from the first full payroll after your hire date through February 26, 2020 (paycheck dated 3/03/2020).

Adjusted Hire Date February 14, 2020- March 18, 2020:  Your Pre-COVID-19 Average Hours will be based on your actual hours worked from your hire date through March 25, 2020 (paycheck dated 3/31/2020).

MEMO

Para:       Todo el personal

De:           Craig Hudson

Fecha:     Junio 27 del 2020

Asunto:    Información del Seguro de Grupo

Por favor revise las actualizaciones importantes sobre la cobertura de seguro a continuación.

Pagos de Primas de Blue Cross Blue Shield y MetLife

Reconociendo el impacto de la pandemia de Covid-19, Lettuce se comprometió a pagar a los empleados los Planes de salud de Blue Cross Blue Shield por abril, mayo y junio. Lettuce también aplazó el cobro de las primas de los empleados durante el mismo período para los Planes de MetLife, incluidos Dental, de Vida Voluntaria, Accidentes y Enfermedades Críticas.

A partir del 1 de julio, los empleados volverán a ser responsables de hacer futuros pagos de las primas de los Planes de Blue Cross Blue Shield y MetLife (igual a las primas que anteriormente los empleados estaban pagando mediante la deducción de nómina). Además, para reducir el impacto del pago de los beneficios diferidos de Metlife, Lettuce está estableciendo un plan de pago para que los empleados paguen sus pagos retroactivos de primas vencidas de MetLife durante un periodo de 6 meses.

Empleados en Licencia Actualmente

Los empleados en licencia harán pagos mensuales a un tercero, Discovery Benefits, que procesará su pago mediante cheque, tarjeta de crédito o transferencia bancaria. Recibirá un kit de bienvenida de Discovery Benefits en su casa en los próximos días que detallará el monto de sus pagos mensuales y cómo hacerlos.

Los pagos mensuales adeudados por la cobertura de ahora en adelante serán iguales a:

  1. las primas mensuales de BCBS y MetLife que usted pagaba anteriormente mediante la deducción de nómina (para la cobertura de ahora en adelante), más
  2.  la mitad de las primas mensuales de MetLife que usted estaba pagando previamente a través de la deducción de nómina (por los montos retroactivos adeudados, si corresponde) hasta que sus pagos diferidos se paguen en su totalidad.

Aquí hay un ejemplo para un empleado en licencia que realiza el pago a Discovery Benefits:

Si el empleado previamente pagaba los siguientes montos quincenales por deducción de nómina:

  • Cobertura Individual Silver:  $77.50 quincenal
  • MetLife Dental Individual $13.50 quincenal

El empleado debería las siguientes cantidades mensuales:

  • Cobertura Individual  Silver:  $155.00 por mes
  • MetLife Dental Individual: $27.00 por mes
  • Pago Retroactivo diferido por MetLife Dental Individual:  $13.50 por mes
    • PAGO TOTAL MENSUAL A DISCOVERY BENEFITS:  $195.50 por mes

Recuerde, los empleados en licencia harán sus pagos de primas a Discovery Benefits, no al restaurante ni a la oficina corporativa. Una vez que reciba su paquete de Discovery, puede contactarlos directamente por teléfono 866-451-3399 opción 1, 2 o envíe un correo electrónico a cobraadmin@discoverybenefits.com con cualquier pregunta.

Empleados Que Están Trabajando

Los empleados que están trabajando harán sus pagos a través de deducciones de nómina quincenales como de costumbre, que se reanudarán en julio en el cheque de pago con fecha 07/07/2020.

Los pagos quincenales debidos por la cobertura de ahora en adelante serán iguales a:

  1. Las primas quincenales de BCBS y MetLife que usted pagaba anteriormente mediante la deducción de nómina (para la cobertura de ahora en adelante), mas
  2. la mitad de las primas quincenales de MetLife que usted estaba pagando previamente a través de la deducción de nómina (por los montos retroactivos adeudados, si corresponde) hasta que sus pagos diferidos se paguen en su totalidad.

Aquí hay un ejemplo para un empleado en nómina que realiza el pago por deducción de nómina:

Si el empleado previamente pagaba los siguientes montos quincenales por deducción de nómina:

  • Cobertura Individual Silver:  $77.50 quincenal
  • MetLife Dental Individual:  $13.50 quincenal

El empleado debería las siguientes cantidades quincenales por deducción de nómina:

  • Cobertura Individual Silver:  $77.50 quincenal
  • MetLife Dental Individual: $13.50 quincenal
  • Pago Retroactivo diferido por MetLife Dental Individual:  $6.75 quincenal

Horas Promedio para Elegibilidad de Seguro y Beneficios a Tiempo Complete

Muchos de ustedes han preguntado si las licencias relacionados con COVID-19 y los horarios de trabajo reducidos afectarán el cálculo de sus horas promedio trabajadas para la elegibilidad del seguro o para el estado de tiempo completo. Recientemente anunciamos que Lettuce estaba haciendo cambios temporales en la forma en que calculamos el promedio de horas revisando sus horas promedio trabajadas desde mediados de marzo hasta la última nómina en junio para que coincidan estrechamente con sus horas promedio trabajadas antes de COVID-19. Nos complace informarle que podremos continuar esta práctica temporal hasta la última nómina en diciembre de 2020.

Para obtener información más específica sobre los cambios temporales en el cálculo de las horas promedio trabajadas, consulte los detalles al final de este mensaje.

Inscripción Abierta

Debido al entorno laboral actual, con algunos de ustedes en licencia, Susie Southgate-Fox no realizará reuniones de Inscripción Abierta en vivo en los restaurantes este año. Sin embargo, tendremos un video e información actualizada disponible en inglés y español. Es muy importante que obtenga esta información y revise su contenido. También tendremos folletos de Resumen de Beneficios para empleados 2020 disponibles en su restaurante. Queremos que conozca los cambios más recientes del plan para el nuevo año, así como el impacto relacionado con Covid -19 en el promedio de horas y pagos de primas. Mientras más conocimiento tenga, mejor podrá tomar las decisiones más informadas para usted y su familia. La Inscripción Abierta será desde el 9 de julio de 2020 hasta el 7 de agosto a las 5:00 pm, hora de Chicago.

Si tiene alguna pregunta sobre esta comunicación, envíe un correo electrónico a benefits@leye.com.

Gracias,

Craig

 

Cálculo de las Horas Promedio para la Elegibilidad del Seguro y el Estado a Tiempo Completo / Parcial del 12 de marzo de 2020 al 16 de diciembre de 2020

Todas las semanas desde el 12 de marzo de 2020 hasta el 16 de diciembre de 2020 (cheques de pago del 31/03/2020 al 22/12/20, Lettuce utilizará el mayor de 1) sus horas trabajadas reales, o 2) sus Horas promedio Anteriores a COVID-19 (como se explica a continuación) para calcular el promedio de horas trabajadas. Las horas de los empleados asalariados se mantendrán en 40 (o las horas laborales semanales reducidas acordadas, si corresponde). Esto se aplicará solo a los empleados contratados antes del 19 de marzo de 2020. Cualquier posible extensión de estos cambios dependerá de los mandatos legales, los requisitos de la póliza de seguro, y las condiciones comerciales y la elegibilidad futura se determinará según lo estipulado por la ACA y el Diseño del Plan cuando sea razonable y requerido por la compañía.

El cálculo de sus Horas Promedio Pre-COVID-19 dependerá de su fecha de contratación ajustada en relación con las fechas utilizadas para calcular la elegibilidad del seguro; el momento del primer impacto de COVID-19 en nuestro negocio, y la fecha de las primeras licencias temporales de COVID-19, de la siguiente manera:

Fecha de contratación ajustada en o antes del 20 de junio de 2019:Sus Horas Promedio Anteriores a COVID-19 se basarán en sus horas trabajadas reales desde el 20 de junio de 2019, (20/06/2019 al 03/07/2019, cheque de pago con fecha 09/07/2019) – 19 de diciembre de 2019, (05/12/19 al 18/12/2019, cheque de pago del 24/12/2019).

 Fecha de contratación ajustada del 21 de junio de 2019 al 13 de febrero de 2020: Sus Horas Promedio Anteriores a COVID-19 se basarán en sus horas trabajadas reales desde la primera nómina completa después de su fecha de contratación hasta el 26 de febrero de 2020 (cheque de pago del 03/03 2020).

 Fecha de contratación ajustada del 14 de febrero de 2020 al 18 de marzo de 2020: Sus Horas Promedio Anteriores a COVID-19 se basarán en sus horas trabajadas reales desde su fecha de contratación hasta el 25 de marzo de 2020 (cheque de pago del 31/03/2020).