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Hello everyone,

I have a few important things to share with you today. First, I want to acknowledge the incredible amount of uncertainty, change, hard work, problem-solving and decision making all of our teams are facing every day. Local regulations are updated repeatedly, many times with very little notice. New workplace and guest demands challenge us constantly. Business levels are inconsistent and we are adapting restaurant and support operations every day. As soon as we find a way to cope with something new, it seems like it is replaced by something newer. Weekly staffing decisions are complicated by shifting unknowns. Many of you remain on furlough unsure of your futures, while others are facing difficult personal decisions every day about returning to work in this new normal.

We cannot avoid some amount of change and uncertainty in our lives. Still, these times are extraordinary and are causing emotional and physical fatigue. No one is immune. So often, I wish we could provide you with better options. I want you to know that I appreciate your caring and positive approach toward everything that is going on at work and at home. Your leaders are facing unprecedented challenges and I can assure you that we are consistently guided by an awareness that our decisions affect you and your families and an appreciation for all you do. Thank you for your trust. You are an amazing team.

I continue to find every opportunity I can for optimism and gratitude. I hope you can do the same. Please continue to care for yourselves and each other as we care for our guests. Take advantage of every available resource, including the resources at lettucelife.com and your own communities of support. If there’s anything we can do for you, please let us know.

Today’s updates:

COVID-19 Leaves

Lettuce is providing new and expanded job-protected and paid leave options to employees affected by COVID-19. Effective today, Lettuce will provide Temporary Paid COVID-19 Leave and Temporary COVID-19 Quarantine Leave. These new, temporary leaves are in addition to existing leave of absence and paid sick leave benefits. The formal policy statement is available at lettucelife.com and replaces any previous versions.

Temporary Paid COVID-19 Leave

Lettuce will provide up to two weeks of job-protected, paid leave to any employee who is unable to work because they:

1. Test viral (as distinguished from antibody) positive for COVID-19, or
2. Are required to quarantine due to a potential exposure to COVID-19 in the workplace.

Temporary COVID-19 Quarantine Leave

Lettuce will provide up to two weeks of job-protected leave to any employee who has not tested positive for COVID-19 but is required to quarantine and unable to work due to:

1. A potential exposure to COVID-19 outside the workplace, or
2. One or more COVID-19 symptoms (including a temperature of 100.0 or greater) that have not been attributed to a non-COVID-19 diagnosis, or
3. A government-imposed quarantine related to restricted travel.

Employees on a Temporary COVID-19 Quarantine will be paid all available paid vacation and Nevada paid leave. Employees with symptoms will be paid sick leave (optionally where required by law) first.

Vacation Policy Update

Effective today, we are lifting the vacation restrictions currently in place and returning to Lettuce’s standard vacation policy as stated in the employee handbook for employees who are currently working. (Paid vacation is not available to currently furloughed employees.) In addition, we are reinstating the use-it-or-lose-it vacation policy (where it applies) while permitting carryover of some vacation, as explained below.

We recognize that, due to furloughs and vacation restrictions, some employees may reach an anniversary during the year between March 19, 2020 (when we first announced furloughs) and March 18, 2021 without being able to use the vacation that they earned the prior year. As a result, in those locations where the use-it-or-lose it vacation policy applies, employees who are working as of today will be able to carryover unused vacation until October 31, 2020. Employees who are furloughed as of today will be able to carryover unused vacation for an additional amount of time based on the amount of time they were furloughed. More details are available on lettucelife.com.

Open Enrollment for Insurance

This year’s Open Enrollment period for insurance began on July 9, 2020 and closes on August 7, 2020 at 5:00 PM (Central). During this period, eligible employees are able to enroll, make changes, and drop Lettuce insurance coverage. These options are not available after August 7, 2020 unless you have a Qualifying Life Event, which is a very specific set of changes in your situation like marriage, the birth of a child or the loss of other insurance coverage. If you do not wish to make any changes to your current coverage, you do not need to do anything. In years past, Susie Southgate-Fox has conducted in-person Open Enrollment insurance meetings. In light of everything going on, we have created an insurance video with details on Open Enrollment and other subjects, including testing and retesting of hours for hourly employee eligibility (both pre- and post-COVID-19), eligibility for management and corporate salaried employees, and the various Blue Cross Blue Shield/OptumRx and MetLife insurance options. To view the 20-minute insurance video, click OPEN ENROLLMENT INSURANCE VIDEO.

Enrollment is done electronically at www.benefitsolver.com. If you are a first-time user, click “Register” to set up your name, password, and security questions. Our “Company Key” is LEYE. For telephonic support, call (855) 841-4778.

COVID-19 Health and Safety in the Workplace

Many of you have asked questions about how we handle reports that a working employee has tested positive for the COVID-19 virus. Keeping our employees and guests safe from COVID-19 transmission is our highest priority. We follow strict protocols when we learn that an employee of our restaurant has tested positive for the COVID-19 virus. Everything we do is guided by and compliant with CDC guidelines. Here are some answers to your most frequently asked questions.

  • A few reminders: The CDC recommends social distancing at 6 feet from others and no personal touching, such as handshakes, hugs or high fives. Always wear a face covering over your nose and mouth, and make sure you are washing your hands thoroughly every 30 minutes, at minimum. Although opportunity for infection via contact with environmental surfaces is relatively low, disinfection is a continuous process. We clean and disinfect high touch common areas, and sanitize surfaces every 30 minutes, and ensure mask usage by employees and guests.
  • When we learn that a working employee has tested positive for COVID-19, we inform the entire working staff at the affected workplace. During this time we review COVID-19 prevention procedures and self-monitoring for symptoms.
  • In order to protect employee privacy, we do not share the identity or any personal information about a COVID-19 positive employee unless doing so becomes necessary to protect the health and safety of others.
  • We require COVID-19 positive employees (and employees with COVID-19 symptoms) to remain away from the workplace and we advise them to consult a health care professional. We follow CDC guidelines, which advise a minimum of 10 days of self-quarantine. The employee is allowed to return to work when they have met all three of the following criteria:
    • At least ten days have passed since the date that symptoms first appeared. This is the minimum time away; it may be longer depending on the next two factors.
    • The individual has been fever free for 3 days (72 hours) without the use of fever-reducing medication.
    • The individual reports that other symptoms have improved.
  • We conduct interviews and review work schedules and shift assignments to identify others who may be at risk due to close contact with the positive employee. If we identify close contact employees, we will meet with them individually to discuss their individual situations.
    • Close contact is defined as within 6 feet for a sustained period of 15 minutes or more.
  • Close contact employees are directed to self-quarantine for 14 days in accordance with CDC guidelines, which are based on the incubation period for the COVID-19 virus.
  • Before they are allowed to work after being quarantined for a COVID-19-related reason, employees are required to self-certify that they meet appropriate CDC guidelines for returning to work.
  • We follow local health guidance when it comes to reporting to a health department or other governing agency. For example: city of Chicago Health department advises that we report if there are 2 positive COVID cases associated with a restaurant in a 14 day period.
  • We have not yet closed any restaurants due to COVID concerns, but we are not ruling it out in the future.

Corporate Office Update

We continue to prepare for an eventual re-opening of the corporate offices but have decided not to set a specific date for the time being. Corporate employees who are not furloughed will continue to work from home whenever possible while we focus on the ever-changing landscape of running curbside, delivery, patios and dining rooms in different markets across the country. Decisions regarding the recall of corporate employees are separate from those relating to re-opening of the offices. Unfortunately, we are not yet recalling corporate employees at this time. We will keep everyone informed. If you have any questions about your specific situation, please contact your manager¬¬.

R.J. Melman
President

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Cordial Saludo,

Tengo algunas cosas importantes que compartir con ustedes hoy. Primero, quiero reconocer la increíble cantidad de incertidumbre, cambio, trabajo arduo, resolución de problemas y toma de decisiones que todos nuestros equipos enfrentan todos los días. Las regulaciones locales se actualizan repetidamente, muchas veces con muy poca antelación. Las nuevas demandas del lugar de trabajo y de los clientes nos desafían constantemente. Los niveles de negocios son inconsistentes y estamos adaptando las operaciones de restaurante y de soporte todos los días. Tan pronto como encontramos una manera de hacer frente a algo nuevo, parece que se reemplaza por algo más nuevo. Las decisiones semanales del personal se complican al cambiar las incógnitas. Muchos de ustedes permanecen en licencia inseguros sobre su futuro, mientras que otros enfrentan decisiones personales difíciles todos los días sobre regresar a trabajar en esta nueva normalidad.

No podemos evitar ciertos cambios e incertidumbre en nuestras vidas. Aún así, estos tiempos son extraordinarios y nos están causando fatiga emocional y física. Nadie es inmune. Muy a menudo, desearía poder ofrecerles mejores opciones. Quiero que sepan que aprecio su cuidado y enfoque positivo hacia todo lo que sucede en el trabajo y en casa. Sus líderes se enfrentan a desafíos sin precedentes y puedo asegurarles que nos guiamos constantemente con conciencia de que nuestras decisiones lo afectan a usted y a sus familias y apreciamos todo lo que hacen. Gracias por su confianza. Son un equipo asombroso.

Sigo buscando todas las oportunidades que puedo para el optimismo y la gratitud. Espero que puedan hacer lo mismo. Continúen cuidando de ustedes mismos y de los demás mientras cuidamos a nuestros clientes. Aproveche todos los recursos disponibles, incluidos los recursos en lettucelife.com y sus propias comunidades de apoyo. Si hay algo que podamos hacer por usted, háganoslo saber.

Actualizaciones de hoy:

Licencias COVID-19

Lettuce está ofreciendo nuevas y amplias opciones de licencias remuneradas y que aseguran el trabajo a los empleados afectados por COVID-19. Con vigencia a partir de hoy, Lettuce proporcionará Licencia Temporal Pagada COVID-19 y Licencia Temporal de Cuarentena COVID-19. Estas nuevas licencias temporales son adicionales a las licencias existentes y los beneficios de licencia por enfermedad pagados. La declaración formal de la Política está disponible en lettucelife.com y reemplaza cualquier versión anterior.

Licencia Temporal Pagada COVID-19

Lettuce proporcionará hasta dos semanas de licencia remunerada y que asegura el trabajo a cualquier empleado que no pueda trabajar porque:

1. Prueba viral (a diferencia del anticuerpo) positiva para COVID-19, o
2. Están obligados a ponerse en cuarentena debido a una posible exposición al COVID-19 en el lugar de trabajo.

Licencia Temporal de Cuarentena COVID-19

Lettuce proporcionará hasta dos semanas de permiso de que asegura el trabajo a cualquier empleado que no haya dado positivo para COVID-19 pero que esté en cuarentena y no pueda trabajar debido a:

1. Una posible exposición al COVID-19 fuera del lugar de trabajo, o
2. Uno o más síntomas de COVID-19 (incluida una temperatura de 100.0 o superior) que no se han atribuido a un diagnóstico que no sea COVID-19, o
3. Cuarentena impuesta por el gobierno relacionada con viajes restringidos.

A los empleados en Cuarentena Temporal COVID-19 se les pagarán todas las vacaciones pagas disponibles y las vacaciones pagas de Nevada. A los empleados con síntomas se les pagará la licencia por enfermedad primero (opcionalmente donde lo exija la ley).

Actualización de la Política de Vacaciones

A partir de hoy, estamos levantando las restricciones de vacaciones actualmente vigentes y volviendo a la política de vacaciones estándar de Lettuce como se indica en el manual del empleado para los empleados que están trabajando actualmente. (Las vacaciones pagadas no están disponibles para los empleados que están actualmente en licencia). Además, estamos restableciendo la política de vacaciones de usarlo-o-perderlo (cuando corresponda) mientras permitimos la transferencia de algunas vacaciones, como se explica a continuación.

Reconocemos que, debido a permisos de licencias y restricciones de vacaciones, algunos empleados pueden cumplir su aniversario durante el año entre el 19 de marzo de 2020 (cuando anunciamos por primera vez las licencias) y el 18 de marzo de 2021 sin poder usar las vacaciones que obtuvieron el año anterior. Como resultado, en aquellos lugares donde se aplica la política de vacaciones de usarlo-o-perderlo, los empleados que estén trabajando al día de hoy podrán transferir las vacaciones no utilizadas hasta el 31 de octubre de 2020. Los empleados que estén en licencia al día de hoy podrán trasladar las vacaciones no utilizadas por un período de tiempo adicional en función del tiempo que estuvieron en licencia. Más detalles están disponibles en lettucelife.com.

Inscripciones Abiertas para la Aseguranza

El período de Inscripciones Abiertas para seguros de este año comenzó el 9 de julio de 2020 y cierra el 7 de agosto de 2020 a las 5:00 p.m. (hora central). Durante este período, los empleados elegibles pueden inscribirse, hacer cambios y cancelar la cobertura del seguro de Lettuce. Estas opciones no están disponibles después del 7 de agosto de 2020 a menos que tenga un Evento de Vida Calificado, que es un conjunto muy específico de cambios en su situación, como el matrimonio, el nacimiento de un hijo o la pérdida de cobertura de otro seguro. Si no desea realizar cambios en su cobertura actual, no necesita hacer nada. En años pasados, Susie Southgate-Fox ha llevado a cabo reuniones de Inscripciones Abiertas de seguro en persona. A la luz de todo lo que está sucediendo, hemos creado un video de seguros con detalles sobre las Inscripciones Abiertas y otros temas, incluyendo pruebas y reevaluaciones de horas para la elegibilidad de los empleados por hora (tanto antes como después de COVID-19), elegibilidad para los supervisores y los empleados corporativos por salario, y las diferentes opciones de seguro de Blue Cross Blue Shield / OptumRx y MetLife. Para ver el video del seguro de 20 minutos, haga clic en ABRIR VIDEO DE SEGURO DE INSCRIPCIÓN.

La inscripción se realiza electrónicamente en www.benefitsolver.com. Si es usuario por primera vez, haga clic en “Register” para configurar su nombre, contraseña y preguntas de seguridad. Nuestra “Company Key” (Clave de Empresa) es LEYE. Para soporte telefónico, llame al (855) 841-4778.

COVID-19 Salud y Seguridad en el Lugar de Trabajo

Muchos de ustedes han hecho preguntas sobre cómo manejamos los informes de que un empleado que trabaja dio positivo por el virus COVID-19. Mantener a nuestros empleados e invitados a salvo de la transmisión COVID-19 es nuestra máxima prioridad. Seguimos protocolos estrictos cuando nos enteramos de que un empleado de nuestro restaurante ha dado positivo por el virus COVID-19. Todo lo que hacemos está guiado y cumple con las pautas de los CDC. Aquí hay algunas respuestas a sus preguntas más frecuentes.

  • Algunos recordatorios: los CDC recomiendan el distanciamiento social a 6 pies de los demás y no tocarlos personalmente, como apretones de manos, abrazos o chocar los cinco. Siempre use una cubierta facial sobre su nariz y boca, y asegúrese de lavarse bien las manos cada 30 minutos, como mínimo. Aunque la posibilidad de infección por contacto con superficies ambientales es relativamente baja, la desinfección es un proceso continuo. Limpiamos y desinfectamos las áreas comunes de alto contacto, desinfectamos las superficies cada 30 minutos y garantizamos el uso de máscaras por parte de empleados e invitados.
  • Cuando nos enteramos de que un empleado que trabaja ha dado positivo por COVID-19, informamos a todo el personal de trabajo en el lugar de trabajo afectado. Durante este tiempo revisamos los procedimientos de prevención de COVID-19 y el autocontrol de los síntomas.
  • Para proteger la privacidad de los empleados, no compartimos la identidad ni ninguna información personal sobre un empleado positivo de COVID-19, a menos que sea necesario para proteger la salud y la seguridad de los demás.
    • Requerimos que los empleados positivos de COVID-19 (y los empleados con síntomas de COVID-19) permanezcan fuera del lugar de trabajo y les recomendamos que consulten a un profesional de la salud. Seguimos las pautas de los CDC, que aconsejan un mínimo de 10 días de auto cuarentena. El empleado puede regresar al trabajo cuando cumple con los tres criterios siguientes:Han transcurrido al menos diez días desde la fecha en que aparecieron los primeros síntomas. Este es el tiempo mínimo de ausencia; puede ser más largo dependiendo de los siguientes dos factors.
    • El individuo ha estado sin fiebre durante 3 días (72 horas) sin el uso de medicamentos para reducir la fiebre.
    • El individuo informa que otros síntomas han mejorado.
  • Realizamos entrevistas y revisamos horarios de trabajo y asignaciones de turnos para identificar a otras personas que pueden estar en riesgo debido al contacto cercano con el empleado positivo. Si identificamos empleados de contacto cercano, nos reuniremos con ellos individualmente para discutir sus situaciones individuales.
    • El contacto cercano se define como dentro de 6 pies por un período sostenido de 15 minutos o más.
  • Los empleados de contacto cercano se dirigen a la cuarentena por 14 días de acuerdo con las pautas de los CDC, que se basan en el período de incubación del virus COVID-19.
  • Antes de que se les permita trabajar y después de ser puestos en cuarentena por un motivo relacionado con COVID-19, los empleados deben auto certificarse de que cumplen con las pautas apropiadas de los CDC para regresar al trabajo.
  • Seguimos la guía de salud local cuando se trata de informar a un departamento de salud u otra agencia gubernamental. Por ejemplo: el Departamento de Salud de la ciudad de Chicago informa que les informamos si hay 2 casos COVID positivos asociados con un restaurante en un período de 14 días.
  • Todavía no hemos cerrado ningún restaurante debido a preocupaciones de COVID, pero no lo descartamos en el futuro.

Actualización de la Oficina Corporativa

Continuamos preparándonos para una eventual reapertura de las oficinas corporativas, pero hemos decidido no establecer una fecha específica por el momento. Los empleados corporativos que no están en licencia continuarán trabajando desde casa siempre que sea posible mientras nos enfocamos en el panorama siempre cambiante de recoger comida en el restaurante, entregas a domicilio, patios y comedores en diferentes mercados de todo el país. Las decisiones sobre volver a llamar empleados corporativos son independientes de las relacionadas con la reapertura de las oficinas. Desafortunadamente, todavía no estamos volviendo a llamar a los empleados corporativos en este momento. Los mantendremos a todos informados. Si tiene alguna pregunta sobre su situación específica, comuníquese con su gerente.

R.J. Melman
Presidente

 

Reference – Temporary COVID-19 Leave and Quarantine Policy and Vacation Policy